Siga leyendo para saber más sobre qué son las dietas, cómo funcionan, cómo establecer las tarifas de dietas como empleador y los requisitos legales que debe conocer. Una de las principales ventajas de utilizar las dietas es que los requisitos de registro son menos estrictos. El método de las dietas no suele requerir recibos.
En su lugar, la empresa se limita a pagar la dieta al empleado, que debe justificar la hora, el lugar y el propósito comercial del viaje subyacente. Además, los reembolsos de dietas cualificadas no suelen estar sujetos a retenciones de impuestos sobre la renta o la nómina y no se declaran en el formulario W-2 del empleado. El mero hecho de poner en marcha un plan de dietas no hace que esos pagos queden libres de impuestos para los empleados.
Un plan de dietas debe ser un plan de dietas cualificado para que los pagos de dietas estén libres de impuestos. Si no se administra correctamente un plan de dietas que pretende ser cualificado, tendrá consecuencias fiscales adversas tanto para los empleados como para el empresario. Para que un plan se clasifique correctamente como plan de dietas cualificado, se deben tener en cuenta las siguientes cosas que se deben y no se deben hacer: La Universidad de Syracuse utiliza las tarifas de dietas recomendadas por el gobierno de EE.UU. para aprovechar los estudios de costes gubernamentales y garantizar la equidad general con los requisitos de subvenciones y contratos.
Aunque dé a los empleados una tarifa fija de dietas en lugar de un reembolso real, debe recoger los informes de gastos. Los informes de gastos no tienen que ser tan detallados como cuando se reembolsa a los empleados con el método de gastos reales. Los empleados deben presentar un informe de gastos y entregárselo a usted en un plazo de 60 días después de haber utilizado sus dietas.
El informe de gastos debe incluir la siguiente información: El viajero debe estar a más de 50 millas de su casa y del lugar de trabajo por la ruta más directa y cumplir la regla de las 11 horas. La regla de las 11 horas se aplica a los viajes de un solo día para determinar si el viajero tiene derecho a las dietas por comida. El tiempo en el que el viajero está en tránsito hacia y desde el lugar de trabajo temporal, que satisface el requisito de kilometraje, es elegible para ser contado hacia el requisito de once horas.
El tiempo de las comidas no puede incluirse en las once horas. Excepciones al estatus de viaje: Las dietas en Estados Unidos tienen ventajas que no se encuentran en los planes generales de contabilidad. En primer lugar, reducen o eliminan la necesidad de llevar registros detallados o informes de gastos, lo que libera tanto al empleado como al empresario de una serie de tareas bastante mundanas.
Pero aunque las dietas reducen la carga informativa de los empleados, no la eliminan por completo. Aunque no se exige justificar cada gasto realizado, en el marco de un acuerdo de dietas, los empleados deben presentar un «informe de gastos» que muestre i el objetivo empresarial del viaje; ii la ubicación del lugar y las fechas visitadas; y iii los recibos de alojamiento, cuando sólo se utilicen las dietas de manutención M&IE. En segundo lugar, no se exige la devolución de saldos.
Si un empleado gasta 199 dólares para cubrir el coste de una noche de alojamiento en un hotel de Nueva York, donde la dieta de alojamiento es de 223 dólares, no tiene que devolver 24 dólares a su empleador. Sin embargo, a pesar de estas ventajas, las dietas en Estados Unidos no son tan sencillas como podría parecer a primera vista, ya que las tarifas de las dietas varían mucho. Un per diem, que en latín significa «por día», es un pago que se hace para cubrir los gastos relacionados con el viaje, como el alojamiento, el transporte y las comidas, de los empleados y participantes en el programa.
Dado que la recogida de recibos puede llevar mucho tiempo, o a veces ser imposible en el caso de los conductores de tuk tuk o los puestos de comida del mercado, las dietas suelen fijarse en una cantidad fija y, si el coste real es inferior, el individuo se queda con la diferencia. Aunque se ha abusado de las dietas tanto en los países desarrollados como en los que están en vías de desarrollo, este artículo se centra principalmente en los programas de ayuda en los países en vías de desarrollo. Un estudio realizado por el centro de recursos anticorrupción U4 descubrió que, aunque las dietas tienen algunos beneficios, el personal de las ONG y de los gobiernos suele verlas como una forma de complementar sus salarios.
Esto puede llevar a que las personas asistan a reuniones y talleres innecesarios para cobrar las dietas, lo que les impide hacer su verdadero trabajo, a desviar las dietas de sus subordinados o a falsificar los registros de participación. Las ONG y los donantes también pueden verse envueltos en una carrera armamentística de dietas, en la que ofrecen dietas cada vez más altas para conseguir que la gente asista a sus reuniones y talleres.
